采心教育 · 行政秘書操作手冊
1. 每日教務運作SOP與職權劃分
采心教育採無定點實體教室模式，秘書每日主要負責：新竹到府授課打卡進度確認、學費入帳核銷、排課行程防撞與請假管制查核。
▲ 圖 1-1：采心教育行政秘書工作總覽看板
1.1 行政秘書自主執行職掌 vs. 呈報主任核定事項 (權限分工)
依循機構資訊安全與內部控制規範，行政秘書 (`STAFF`) 在平台系統中的權限邊界如下：
✅ 行政秘書日常自主核准與執行權限：
- 學費轉帳末五碼核帳：核對家長匯款明細與銀行入帳，確認無誤後一鍵開立官方正式學費收據。
- 官方請假與補課審核：嚴格依「1 事 1 病、事假提早 3 天、病假提早 1 天與就醫證明、次月底前完成」進行初審與排課。
- 排課智慧防撞查核：排定或調整課堂時，即時依行事曆 🔴【撞期衝突】與 🟡【跨區趕場】警示協調時間與車馬費。
- 學生學籍檔案維護：登記在冊學生、綁定家長帳號與電話，維護就讀學校與學習目標。
- 案件媒合與試教初審：受理家長試教登記單，初審時段與地點車馬費，並向家長推薦適性名師。
🛑 必須呈報采心主任 (`ADMIN`) 專屬審批權限（秘書無權直接變更）：
- 官方標準收費表調整：官方各學制一對一至一對四標準時薪由主任線上統一維護，秘書無權擅自調改。
- 全體人員身分角色指派：更換人員角色（如升級為管理員、或轉換為老師）與帳號停權凍結，專屬主任核定。
- 師資資格審定與核准解凍：名師良民證查驗合格、核定時薪等級與解凍，由主任親自把關。
- 月度課酬撥款放款：秘書僅負責核算授課時數與車馬費總額，最終款項發放與收據簽章必須由主任親自審批。
- 重大請假爭議或安心更換老師：家長特殊重大變故需專案請假、或試上後需調校換師，由主任專案裁定。
2. 排課排程與通勤防撞查核
為避免老師外派趕場遲到，秘書於安排試教或調整課堂時，必須主動調閱行事曆檢視：
▲ 圖 2-1：排課行事曆（自動標註紅色時間衝突與黃色鄰近地點過遠通勤警示）
- 紅標警示：該老師同時間已有課堂，需重新協調時段。
- 黃標警示：前後堂課間隔低於 40 分鐘且跨區（如東區至竹北/香山），需請家長或老師彈性調整起訖時間，或核算跨區車馬費補貼。
3. 學費轉帳核對與收據開立
家長於每月 5 日前匯款後回報末五碼，秘書負責核帳並生成收據：
▲ 圖 3-1：學費轉帳核帳中心與收據憑單產出
⚠️ 10 日時段釋出規則：
若家長逾期未繳費，秘書應於 6~9 日主動提醒；若至 10 日仍未繳納，該時段將依官方規定釋出給其他候補家長預約。
4. 官方請假補課管制審核
嚴格執行官方 LINE 四大鐵律：
▲ 圖 4-1：官方請假補課規定申請與審核介面
- 額度限制：每位學生每月上限「1 天事假」與「1 天病假」。
- 申請提前期：事假需提早 3 天、病假提早 1 天；臨時病假需核對醫院診所就醫看診單據。
- 補課時限：補課必須於「次月底前」補完，逾期作廢。
- 不可更動：補課時間一旦敲定即鎖定，未到視同放棄。
5. 家教媒合與安心試教協調
家長申請預約試教後，秘書初審需求科目、年級與地點車馬費，並向主任推薦合適老師；若家長反映試教不合適，依「安心試上承諾」即刻安排更換調校。